個人事業主や小規模なお店で、無料で簡単に予約フォームを作れるのがGoogleフォーム。
一般のHP製作会社に予約の機能をつけてほしいと注文すると、100万円近い製作料金となることもあります。そのホームページは、それだけあっても売り上げに貢献できるわけでもないので特に初期にホームページ製作にお金をかけるべきではないと考えます。
その分お客様が直接喜ぶような、居心地が良い空間や小物、駅から近い物件を選ぶことの方が重要です。
ただ、ホームページから常に予約を受け付けられるようにしたいとなると、やはりGoogleフォームは今一番導入難易度がやさしいツールとなります。このGoogleフォームに使う方法はURLが自動で設定されるため、ホームページのどのページにも設置する事ができます。もちろんアメブロなどの無料ブログにだって利用可能というのが大きなメリットとなります。
Googleフォームの注意点は受付確認メールが初期1名ということ
ただ、Googleフォーム単体での初期設定では、予約がされたかどうかはダッシュボードでのみ確認できるという仕様となっておりやや不便。
メール通知を受け取るためには追加の設定が必要となります。次に行うのがGoogleフォームを使った予約フォームをGoogleスプレッドシートに入力して、受付が完了すると対応するGmailに設定するのが一般的な方法。こちらを使って設定する必要があります。が、これでもシートを作成した一人にしか連絡がこないのです。この作業自体は非常に簡単で最短30分程度の作業でも機能を立ち上げることが可能ですが、複数メールを送付したい時にはやや不足があります。
今回は、1名への連絡ではなくGoogleフォームの予約を複数のメールアドレスに連絡がくるように設定する方法をお伝えします。
管理する人は別にしたいとか、複数のメールで確認できるようにしておきたいときに便利な方法となります。
Google フォーム用のアドオン
実はGoogleフォームにはスマホでいうアプリのような、機能追加のアドオンというものが存在します。
じつはその一つを使うことで、予約フォームが送信された時に任意のメールアドレスに通知メールを送ることが可能になります。
アドオンをダウンロードする
Google フォームの機能追加アドオンを使用できるようにするには、まずはダウンロードを行います。
①Google フォームを開いて［︙］をクリック→［アドオンを取得］を選択する。
①［Form Notifications］を選択
虫眼鏡がかかれた入力箇所にForm Notificationsと入力して検索する。
Googleが提供元ということで、さまざまなアドオンのなかでもForm Notificationはひとつ抜きん出ていると思います。機能もシンプルなので、複数送信だけならこちらがベストチョイスです。
③「インストール」をクリックする。
青地に白文字でインストールと書かれた部分をクリックしてください。
④「ログイン」してインストールを実行する。
Googleフォームのアカウントを選択し「次へ」を選択します。
その後表示される信頼するかについての確認が出てきますので、「許可」を選択しましょう。
「Form Notifications」で複数アドレスを登録する
インストールが完了したら、Googleフォームの設定・入力画面に戻ります。ブラウザの右上にある矢印のような形の部分をクリックして、「Form Notifications」を選択します。
画面の右下に表示されるポップアップが設定になるので、入力を進めましょう。
複数のメールアドレスを設定するために入力する箇所は4つ。
- 「Notify on form responses」のスイッチをON
- テキスト入力欄にメールアドレスを入力(入力後Enterを押すと複数設定できます。)
- 通知のタイミングの設定。1つで確認メールが必要なら「1」とする。
- 「Save configuration」をクリック
これで設定完了です。